关于印发《自治区本级政府采购档案管理暂行办法》的通知

宁财（采）发 [2009] 1643 号 （发文日期：2009-11-19）

各市县（区）财政局，自治区直各有关单位、：

为加强政府采购档案的管理，有效保护和利用政府采购档案资源，依据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》和有关规定，特制定《自治区本级政府采购档案管理暂行办法》，现印发给出你们，请遵照执行。

二00九年十一月十九日

自治区本级政府采购档案管理暂行办法

第一章 总 则

第一条 为加强政府采购档案管理，有效保护和利用政府采购档案资源，依据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合我区实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法适用于自治区本级国家机关、事业单位和社会团体（以下简称采购人）以及政府采购监管部门和政府采购代理机构对政府采购档案的收集、归档、管理、使用和销毁等活动。

第三条 本办法所称政府采购档案是指从政府采购活动开始至结束过程中有价值的各种文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录。

第四条 政府采购监管部门负责下达采购计划、专家抽取、投诉的档案归档；采购代理机构负责组织政府采购活动的档案归档；采购人负责本单位采购管理的档案归档。

第二章　政府采购档案归集

第五条　政府采购档案的整理应包括政府采购计划、招标公告、招标文件和答疑记录、图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等载体的各类文件材料以及开标、评标现场监控系统录制的音像资料。

第六条　政府采购档案的归集应当符合下列要求：

（一）政府采购档案封皮;

（二）政府采购档案目录；

（二）政府采购档案的内容要求规范统一；

（三）实施采购过程中形成的文件材料齐全完整；

（四）必须是原始件的，不可用复印件替代；

（五）文件材料中的签名、印鉴手续齐全；

（六）整理的政府采购档案应符合《中华人民共和国档案法》要求，便于保管和使用。

第七条　政府采购档案需要补充内容，应由相应责任人将补充的有关文件材料按规定要求整理后，并注明补充原因及有关信息，经档案管理人员审核无误后，附在原档案后面归入原档案统一管理。

第三章　政府采购档案内容

第八条  政府采购监督管理部门管理的政府采购档案内容：

（一） 申报、审批及下达的政府采购计划；

（二）专家的申请、备案、抽取；

（三）投诉的受理及处理；

（四）其他。

第九条  政府采购代理机构管理的政府采购档案内容：

（一）分配政府采购计划；

（二）发布招标公告及公告所刊登的媒体记录和有关负责人审批件；

（三）开标现场所有记录及供应商投标书（正本）；

（四）中标公告、中标通知书、公证书等；

（五）其他。

第十条  采购人管理的政府采购档案内容：

（一）单位组织自采的项目；

（二）由采购代理机构采购的项目；

（三）其他。

第四章　政府采购档案的管理

第十一条　政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构应依法做好政府采购档案管理工作，指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制度，保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

第十二条　档案管理人员应加强归档档案的管理，在政府采购合同签订、验收完成后，按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录。保证政府采购档案的标识清晰有效、安全、存放有序、查阅方便。

第十三条　政府采购档案贮存场所要保持清洁卫生，做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防鼠等工作。

第十四条 政府采购档案管理人员发生变更时，应按规定办理档案移交手续。

第十五条　采购人或采购代理机构因机构撤销、解散、破产或其他原因而终止的，应按档案管理的有关规定移交相关部门。

第十六条　政府采购档案按照年度编号顺序进行组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程排列。

第十七条　政府采购档案文件材料用纸规格一律采用国际标准A4纸。大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法装订成册的可在档案中统一编页，单独保存。 档案包装应使用无酸卷皮卷盒。

第十八条 政府采购档案和现场监控系统录制的音像资料的保存期限为二十五年。

第五章　政府采购档案的使用和销毁

第十九条　查阅政府采购档案，应填写政府采购档案查阅登记表，经单位负责人批准或档案管理人员审核后，由档案管理人员抽调档案，交查阅人查阅；复印政府采购档案，应填写政府采购档案复印登记表，经单位负责人批准或档案管理人员审核后，由档案管理人员抽调档案，交复印人复印。

第二十条　外借政府采购档案，应填写《政府采购档案外借登记表》，经单位负责人批准后办理外借手续，外借时间最长不得超过三天。

第二十一条　档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。

第二十二条　保管期满的政府采购档案，应按以下程序销毁：

（一）档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；

（二）销毁意见应报单位负责人审核批准，同时报同级档案行政管理部门备案；

（三）销毁政府采购档案时，应邀请同级政府采购管理部门人员参加监销；

（四）销毁政府采购档案前，销毁单位和参加监销人员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。

第六章 监督检查

第二十三条 政府采购监督管理部门负责政府采购档案工作的指导、监督和检查。

第二十四条 采购人和采购代理机构应积极配合政府采购监督管理部门对其政府采购档案的检查。

第二十五条 政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构及其工作人员违反本办法，依法追究其责任。

第七章　附 则

第二十六条  本办法由宁夏回族自治区财政厅负责解释。

第二十七条　本办法自发布之日起施行。

原文网址：http://www.nxcz.gov.cn:7008/NXCZZCFG/content/CZTGFXWJ/ZFCGL/view.jsp?nid=2571&cid=75