青海省政务服务监督管理局 青海省档案局

关于印发《青海省招标投标进场交易

项目档案管理暂行办法》的通知

青政务〔2018〕8号

各市（州）公共资源交易中心、格尔木市公共资源交易中心、各招标人、招标代理机构：

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《电子招标投标办法》等法律法规的相关要求，结合我省实际，制定了《青海省招标投标进场交易项目档案管理暂行办法。现印发你们，请贯彻执行。

2018年12月26日

青海省招标投标进场

交易项目档案管理暂行办法

第一章 总  则

第一条  为了加强招标投标进场交易项目档案（以下简称“招标投标档案”）管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《电子招标投标办法》等法律法规的相关要求，结合我省实际，制定本办法。

第二条  本省行政区域内进入各级公共资源交易中心交易的项目在招标投标过程中产生的档案管理适合本办法。

政府采购进场交易项目的档案管理，遵从《中华人民共和国政府采购法》的相关规定。

第三条  本办法所称招标投标档案是指在招标投标过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等不同类型的文件材料。

第四条  省政务服务监督管理局、省级档案部门负责省本级和市（州）、县招标投标进场交易项目档案管理工作的监督检查和业务指导；招标人（招标代理机构）负责招标投标进场交易项目档案管理的具体管理工作。

第五条  招标人（招标代理机构）应当指定专人负责招标投标进场交易项目档案管理。招标人具体负责管理招标投标进场交易项目档案原始记录正本及所有投标人投标资料；招标代理机构负责管理招标投标进场交易项目档案原始记录副本及中标人投标资料。

第二章 档案的收集

第六条  招标投标档案应当齐全、规范、真实地反映招标投标活动的全部内容。档案应尽可能使用原件或正本，若无原件或正本材料的，可采用复印件或副本归档，但要注明原件存放地点。

第七条  档案的载体和书写材料应符合耐久性要求，不得使用热敏纸、铅笔、复写纸等不能长期保存的载体和书写材料。档案文字材料一般应采用A4幅面。音像电子材料的品质应符合国家有关规定要求。

第八条  招标投标档案内容包括备案登记、资格预审、开标评标、中标候选人公示及合同文件材料及其电子、音像材料。电子招标投标开标、评标过程中产生的声像类文件应列入招标档案范围（具体归档范围见附表）。

第三章 档案的整理

第九条  招标投标档案归入专业档案，分年度管理，按项目立卷。

第十条  招标投标档案整理按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822--2008）执行。

第十一条  在建立纸质档案的同时，应建立完备的电子档案，实现用计算机对档案的储存和管理。

第十二条  招标投标档案材料应在中标通知书发出后15日内移交归档。

第四章 档案的保管

第十三条  招标人（招标代理机构）应设置专门的招标投标档案室，档案室应具有防盗、防火、防光、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危房和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案，应当及时采取修补、复制、收集等补救措施，确保档案的安全与完整。

第十四条  招标投标档案应按照时间顺序排列，同一项目档案不得分开排列。

第十五条  招标投标档案保存期限分为永久、30年和10年。其中未中标人投标文件保存期限不少于10年(或项目审计完成)。

第十六条  各级公共资源交易中心开标评标现场录音、录像材料保存期限3个月。招标人（招标代理机构）应在完成评标工作后5日内完成现场录音、录像材料的拷贝。

第十七条  档案管理人员每半年对档案归档情况进行一次全面检查，并做好检查记录，及时发现和纠正存在的问题。

第十八条  对已超过保管期限的档案，应成立档案鉴定小组进行鉴定。鉴定工作结束后，对确无保存价值的档案由档案管理人员进行登记造册，经本单位主管负责人批准后按有关规定程序监督销毁。对于还有保存价值的，应重新划分保管期限继续保存。

第五章 电子档案管理

第十九条  全流程电子招标投标过程中通过电子招标投标系统形成的具有保存价值的电子招标投标文件的收集、归档、管理和利用。

第二十条  招标人应按照相关的制度、技术和安全措施，保证电子档案产生和处理过程符合规范，保证电子档案的真实性、完整性、有效性。

第二十一条  招标投标电子档案应真实、完整、有效地反映电子招标投标过程。

第二十二条  电子招标投标开标、评标过程中产生的声像类文件应列入招标档案范围。

第二十三条  档案管理人员应对收集到的电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。

第二十四条  档案管理人员应将归档的招标投标电子档案拷贝至符合规范的光盘上，一式4套。归档标签应符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》(DA/T38-2008)规定。

第二十五条  招标投标电子档案应在中标通知书发出后15日内完成物理归档。

第二十六条  应设置符合规范的招标投标电子档案（或配备防磁柜），远离强磁场，隔离有害气体，直立存放，防尘、防潮、防变形。

第二十七条  档案管理人员应对招标投标电子档案室每3个月进行一次检查登记；每年进行一次抽样机读检验登记，抽样率不得低于10%，发现问题应及时采取恢复措施。

第二十八条  招标投标电子档案应5年转存一次，原光盘或存储设备在转存后保留时间不少于1年。

第六章 档案查看、调阅

第二十九条  确因工作需要查阅招标投标进场交易项目档案（包括招标投标电子档案）的，应办理查阅手续，经本单位主管领导或负责人批准后方可查阅。查阅档案应在指定区域和专管人员在场的情况下进行。

招标投标进场交易项目档案（包括招标投标电子档案）一律不得外借。各级纪检、监委、公安、检察等执法部门确因办案需要，在履行相关手续后，可以调阅招标投标进场交易项目档案，在保障所调阅档案完整的情况下，案件审结，及时归还存档。

附 则

第三十条  本办法由省政务服务监督管理局负责解释。

第三十一条  本办法自2019年3 月1 日起实行，有效期至2021年 2 月 28 日。

附表：招标投标文件材料归档范围和保管期限表